CONSULTA ACUERDO 038 DE 2002 ACUERDO 42 DE 2002

ACTIVIDADES DE ORGANIZAR DOCUMENTOS

- Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.
De acuerdo al artículo 038 las responsabilidades de los servidores públicos frente a los documentos y archivos.

ARTICULO PRIMERO. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.


FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE
ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO HOJA No. DE

ENTIDAD PRODUCTORA
AÑO MES DIA N.T

N.T=Numero de Transferencia

No. DE ORDEN CODIGO Nombre de las series, subseries o Asuntos FECHAS EXTREMAS Unidad de Conservación Numero de Folios Soportes Frecuencia de Consulta Notas
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro




Elaborado por Entregado por Recibido por
Cargo Cargo Cargo
Firma Firma Firma
Lugar y Fecha Lugar y Fecha Lugar y Fecha




INSTRUCTIVO FORMARO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad admistrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad admistrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencia Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y /o dependencias Inventarios, Individuales por vinculación, traslado desvinculación.
6. HOJA No. Se enumera cada hoja del inventario consecutivamente. Se registraran el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia solo para transferencia primaria y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la enteada de la transferencia (año, mes, día) en NT se anotara el numero de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación en los inventarios individuales el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse en lo posible en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial i final de cada unidad de escrita. (asiento) deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotara esta cuando la documentación no tenga fecha se anotara SF.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignara el número asignada a cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registraran las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotara el número total de folios contenidos en cada unidad de conservación de escrita.
14. Se utilizara esta columna para anotar los soportes diferentes al papel microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), Soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto medio, bajo o ninguno para tal efecto se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamos y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciara especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. Se consignaran los datos que se han relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como aptas resoluciones memorandos circulares, entre otros, se anotaran los siguientes datos faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del numero consecutivo en diferentes documentos para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, aptas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de estos debe señalarse, en primer lugar, el numero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con cinco fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el numero consecutivo ( si lo tiene), ciudad , fecha, asunto o tema de cada nexo.
Para los anexos legible por maquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información especificar programas de sistematización de la información.


A los impresos se les asignara un número de folios y registrara el número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotara información sobre el estado de conservación de la documentación especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes.), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico ataque de hongos, insectos, roedores, etc.)

17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona, responsable de laborar el inventario así como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. ENTREGADO POR. Se registrara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y fecha en que se realiza.


19. RECIBIDO POR. Se registrara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, y la fecha en que se recibió.


- Explica la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

ARTICULO SEGUNDO- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se le aplica este acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la relativa entidad

-¿Cuales son los criterios para la organización de archivos de gestión?

ARTICULO CUARTO- Criterio para la organización de archivo de gestión.
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada.
2. La apertura identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha mas antigua de producción será el primer documento que se encontraran al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrara al final de la misma.
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries estarán debidamente foliados con el de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal manera que permitan su ubicación y recuperación dicha información será fondo, sección, subseccion, serie, subserie, numero de expediente, número de folios y fechas extremas, numero de carpeta y numero de caja si fuera el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborara un plan de transferencias y seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulando por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificaran así: Código de la Dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legados identificados con su número respectivo libros cuando sea del caso, identificados con el numero que le corresponda numero consecutivo de cajas, numero de expedientes extremos y fechas extremas de los mismo.

- Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y préstamo de documentos.

ARTICULO QUINTO. Consulta de documentos
En cada archivo de gestión debe haber facilitación de documentos a quien solicite información por medio de una autorización que recibe el jefe de cada oficina de archivo mirando la importancia y la seguridad de los documentos.

ARTICULO SEXTO. Préstamo de documentos para trámites internos
Por medio de un registro (control) de la documentación que sale deben quedar todos los datos asignados de la persona que solicita la documentación y la identificación completa del documento solicitado con un compromiso de plazo para la entrega, no siendo así cada oficina productora deber hacer exigible su devolución .