La ntc 4095 fue ratificada por el consejo directivoen 199/ 04 /16
para el desarrollo de cualquier tarea de caracter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificacion y ordenacion teniendo en cuenta los principios basicosde la archivistica: respeto a la procedencia y el orden de los documentos.
La des cripcion se realizara siguiendo un orden jerarquico de lo general a lo particular para lo cual se identifican todas las divisiones posibles las cuales representarian el acervo de un archivo historico.
El orden seria: fondo, subfondo, seccion, serie, subserie,unidad archivistica, unidad documental. Para esto es necesario tener claridad de todos los concepos utilizados para esta labor.
Niveles de descripcion:debe contemplar diversos niveles de acuerdo a ciertas areas o zonas qe se identifican con la estructura de los elementos a describir.
Documento de Referencia: este documento contiene todas las especifiaciones de los documentos como el codigo de referencia, titulo, niveles de descripcion, area de contenido y estructuara entre otros datos.
Area de contenido y estructura:se debe registrar el contenido de la unidad de descripcioncon la finalidad de que el usuario el interes potencial y utilidad de la informacion.
Area de condiciones y acceso de utilizacion:se señalaran aquellas legales o materiales que restrinjan o afecten el acceso a la unidad de descripcion.se informara el periodo de restriccion de su consulta y la fecha aproximada en la cual se pondra nuevamente a su disposicion.
Area de documentacion asociada:si la unidad de descripcion es una reproducciony alguna persona o entidad posee el original estos se deben menionar aquisiempre y cuando esta informacion no sea onfidencial.
Area de notas:aqui se proporcionara informacion adicional de importancia que no corresponda a ninguno de los niveles anteriores.
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